タスクを書き出したあと、どうしても何日も残ってしまうタスクがあるのですが、すぐ処理して消えていくタスクとなかなか消えないタスクの間には何があるのかがわかりました。
タスクを書き出したあと、そのタスクが完了するまでの手順を具体的に記述して、それぞれに想定時間を割り振ってみたところ、残ってしまうタスクは他のタスクと性質が違うことがわかりました。
[残ってしまうタスクの性質]
・タスクリストに書き出した時点で具体的な行動に落とし込めていない
・そのタスクは頭で考えていたよりもタスク完了までにかかる時間が多い
たとえば、下記はぱっと見2つのタスクですが、、、
１．○○さんに状況確認メールを送付
２．■■関連の見積もりを提出する
分解すると以下のようになります。
１は、書き出された時点でタスクが完了しています。
２は、分解すると、
・■■関連の調査(技術的調査、作業内容調査、工数調査)
・見積書たたき台の作成
・見積書正規フォーマットへの転記
・(印刷)
・ポスト投函(もしくはメール送信)
と、４〜５のタスクで構成されていることがわかります。
さらに、それぞれのタスクに時間を割り振ってみましょう。
・[60]■■関連の調査(技術的調査、作業内容調査、工数調査)
・[15]見積書たたき台の作成
・[10]見積書正規フォーマットへの転記
・[5](印刷)
・[10]ポスト投函(もしくはメール送信)
※時間の単位は分。割り振った時間はあくまで仮想のものです。
合計すると、「２．■■関連の見積もりを提出する」にかかる時間は[1:40]にもなることがわかりました。
※上記時間は案件によりそれぞれ違うので、あくまでも目安です。
たとえば「２．■■関連の見積もりを提出する」と書き出された時点で頭に思い浮かべる作業時間は「せいぜい30分ぐらいかな」だったりすると、正確には70分もよけいにその日の作業時間を浸食することになるのです。
このあたりをおおざっぱでも理解しないまま、タスクを組み合わせて毎日処理していると、「何でいつまでたっても仕事が無くならないのだろう」という状態に陥ります。
夏休みの宿題ではないですが、しばらく「分単位のタスク管理」というのをやってみて、効果を検証してみたいと思います。
